什么是 “数字通信治理”？它为何如此重要？

数字通信领域的发展给企业和个人都带来了好处。客户现在有更多的方式与公司建立联系，并通过他们认为最快捷方便的渠道获得支持。

员工可以利用一系列创新工具实时分享想法和信息，而不需要无休止的面谈、一对一讨论和文书工作。

然而，通信渠道和其中存储的数据的指数级增长也带来了挑战。如今，几乎所有行业的监管准则都要求公司严格遵守收集、存储和保护各渠道数据的标准。

这意味着企业需要采取新的数据管理方法，制定涵盖整个生态系统的强大的数字通信管理（DGC）战略。

什么是数字通信治理？

Gartner 的数字通信治理市场指南将数字通信治理定义为一种战略，包括利用解决方案在所有通信渠道中全面监控和执行监管和企业合规标准。

数字通信治理解决方案可实现治理政策的一致管理和执行，并提供用于数据保留、监控、行为分析、审计、电子发现和监督的关键报告功能。

值得注意的是，领先的 DGC 解决方案需要支持从 Microsoft Teams 到 WhatsApp 等消息应用程序的所有主要数字通信渠道。它们还需要授权公司对捕获的内容进行分类和归类，以确保始终符合监管标准。

数字通信治理为何重要？

归根结底，随着通信领域的不断发展，合规方面的挑战也越来越复杂。当今的企业面临着越来越多的监管规则，从美国金融业监管局（FINRA）和 HIPAA 到 GDPR 和 FCA 准则，以及公司治理准则。

随着员工和客户需求的增加，数字通信渠道的数量也在不断扩大，这意味着企业需要一种新的方法来确保正确捕获数据，并保护自己免受监管部门的巨额罚款。如果不能正确管理数据，即使是在 WhatsApp 这样的单一平台上，也会导致巨大的影响。

在金融行业，由于缺乏 WhatsApp 消息管理，行业领先的巨头已被处以超过 11 亿美元的罚款。

稳健的 DGC 方法可确保公司能够：

• 优化数据安全：保护通信数据中共享的个人信息比以往任何时候都更加重要。公司需要确保自己的信息不被泄露，以免造成收入损失和罚款。
• 避免罚款和处罚：大多数国家和行业都有法律规定如何管理和使用通信数据。全面的 DCG 战略可确保企业遵守这些法律，降低遭受重大处罚的风险。
• 降低风险：结构合理的治理框架可确保公司拥有清晰的通信数据线索，以便审计和在诉讼案件中提供支持。监控和监视解决方案甚至有助于主动降低风险。
• 制定有效的政策：DGC 软件可为企业提供符合其组织标准的定制政策模板。它还能帮助企业了解何时违反了这些政策，并帮助制定培训和监督措施。
• 维护良好声誉：展示遵守监管法律和准则的明确承诺有助于与客户建立信任。客户希望在各行各业都能看到他们的数据得到保护的一致证据。

企业如何掌握数字通信治理？

虽然数字通信治理的优势和重要性显而易见，但实施一项全面的战略可能非常复杂。如今，企业需要管理的数据种类繁多，数量庞大，跨渠道管理面临着一系列挑战。随着技术、通信偏好和指导方针的不断发展，企业面临的挑战也会越来越多。

为了降低风险并确保成功，企业需要采取多方面的措施。

第 1 步：评估通信数据状况

实施强大的 DGC 战略的第一步是了解您通过多种渠道收集了哪些传播数据。您需要评估您使用的所有通信平台，从 Microsoft Teams 到 SMS 和 WhatsApp。

此外，您还需要根据数据的敏感性和重要性对其进行分类。利用数据流映射技术可以帮助您了解数据如何从一个环境移动到另一个环境，以及目前的存储和归档方式。

第 2 步：实施访问控制

在数字通信数据管理中，责任至关重要。公司需要了解团队中谁负责不同形式的数据，以及他们负责采取哪些措施来确保数据得到保护。

确定数据所有权和责任点有助于企业实施访问控制，限制谁可以修改和访问通信数据。使用 DCG 解决方案，您可以实施基于角色的访问控制，利用加密策略，甚至实施强大的身份验证方法来验证用户。

第 3 步：确定数据保留政策

接下来，企业领导者需要确定如何存储和管理数据。明确的数据保留政策对于确保您遵守监管准则，同时避免数据蔓延和杂乱无章等问题至关重要。确定每种形式的通信数据应保留多长时间，并开发自动工作流程，确保在必要时删除数据。

一旦确定了正确的数据保留政策和策略，就要对团队进行教育和培训。确保您的员工了解他们需要如何以及在何处存储数据，信息应保存多长时间，以及他们需要做些什么来保护公司免受数据泄露。

第 4 步：利用完整的 DCG 解决方案

数字通信治理的创新技术解决方案为企业提供了有效存储和管理多渠道数据所需的资源。

成功的关键在于选择一个支持以下功能的一体化平台：

• 全面的数据采集：针对统一通信工具、第三方消息应用程序和其他各种客户端的端到端数据捕获解决方案。
• 智能自动化：合规风险管理的自动化解决方案，如设备链接/解链管理以及实时监控和监视工具。
• 数据分类工具：可利用人工智能协助根据敏感程度对通信数据进行分类的综合系统。
• 灵活的集成：内置用于归档、监控和 CRM 系统的连接器，以及官方 API 解决方案和工作流程开发系统。
• 内置安全性：全面的安全解决方案，如单点登录、端到端加密和账户或访问控制管理。
• 智能报告：一系列人工智能驱动的工具，用于内容摘要、作者身份检测、指标跟踪和风险监控。

有些公司甚至可以为公司提供各种支持服务，如定制培训和入职培训，以最大限度地发挥技术的价值。

第 5 步：制定长期成功计划

最后，随着通信渠道和监管准则的不断发展，采取灵活、动态的数字通信治理方法非常重要。无论何时发生突发事件，都要确保有相应的处理计划。

利用从 DCG 平台收集到的洞察力，定期审查策略的有效性，并根据需要做出改进。您甚至可以要求员工就框架的功能和成果提供反馈意见。

建立有效的 DCG 框架

现在，数字通信治理的稳健方法在各行各业都至关重要。公司需要确保遵守行业法规，采用全面的方法监控和保护每个渠道的数据。