大型会议室技术比较指南

有一段时间，大型会议室在商界似乎越来越少见。随着公司开始拥抱混合和远程工作时代，一些较大的会议空间迅速被较小的拥挤空间、焦点空间和临时会议室所取代。

然而，现在公司鼓励员工返回办公室，大型会议室景观正在复苏。公司再次投资更大的空间，可以容纳从员工培训到全体会议的各种活动。

然而，由一张大桌子、多把椅子和一块白板定义的传统会议室正在不断发展。当今的会议空间正在数字化转型，公司正在采用技术来提高生产力和改善会议成果。

那么，如何为大型会议室选择合适的技术？以下是您进入新工作时代时需要考虑的关键点。

比较大型会议室的技术：分步

为大型会议室选择正确的技术需要仔细考虑从会议室用例到所需的理想功能的所有内容。根据我们与会议室供应商合作的经验，以下是选择正确技术所涉及的一些关键步骤。

第 1 步：确定如何使用大型会议室

随着公司寻求更具成本效益的方式来利用其资产，大型会议室变得越来越灵活。通常，公司使用这些空间不仅仅是与数十名员工举行全体会议。

您还可以使用会议空间举办培训课程，帮助员工在虚拟现实中创建新产品和原型或流式传输活动内容。

在某些环境中，大型会议室还可以用作工作冲刺、团队建设练习和客户会议的场所。您将如何使用空间决定您需要什么类型的技术，甚至决定您将如何设计会议室。

例如，如果您想将宽敞的空间转变为一系列焦点房间或更小的会议空间，您将需要模块化家具和隔断。如果您使用会议室为现场和远程参与者举办培训课程，您将需要大量的屏幕、数字白板和演示工具。

第 2 步：检查您的现有资源

每当您设计任何类型的会议室或协作空间时，都必须确保您仍然可以利用已有的资源。首先查看您的会议室硬件。您很可能已经拥有可在会议室环境中使用的屏幕和显示器或麦克风和扬声器。

您还可能拥有数字信号处理解决方案、用于连接的无线路由器以及可用于会议室管理的笔记本电脑、计算机或平板电脑。大型会议室的理想技术应该能够与所有这些解决方案无缝集成。

您可能还需要考虑自带设备 (BYOD) 和自带会议 (BYOM) 计划的方法。如果您的员工已经拥有智能手机和平板电脑，他们可以将其与会议室软件一起使用；允许他们在会议室中利用这些设备可以改善用户体验并减少您在房间设计上的支出。

请记住也要仔细考虑您的员工正在使用的软件。如果您的团队已经熟悉 Microsoft Teams 和 Zoom 等解决方案，那么购买经过“ Microsoft Teams Rooms ”等认证的会议室套件和设备可能会有所帮助。它应该可以帮助您避免任何兼容性或集成问题，并使配置房间变得更加容易。

第 3 步：考虑您的部署选项

大型会议室的性质、员工如何使用它们以及您现有的技术也可以帮助您确定如何部署会议空间。例如，如果您要从头开始创建直观且身临其境的空间，您可能需要与专业技术供应商合作。

视音频行业的领先公司，如奥科、思科、罗技等，可以与其他公司合作，设计和开发专门针对其需求的会议室套件。他们可以帮助您将运行和管理会议室所需的所有硬件和软件捆绑到一个经济高效的软件包中，甚至协助安装。

如果您的需求不太复杂，您可以考虑购买用于大型会议空间的预制房间套件，其中已包括各种显示器、网络摄像头、音频系统和计算解决方案。您甚至可能决定以“会议室即服务”的方式购买这些解决方案，从而允许您以即用即付的方式租用所需的工具，以保持较低的成本。

第 4 步：探索您的视频会议选项

视频会议在每个会议室环境中都很常见，甚至在大型会议空间中也是如此。视频有助于弥合远程员工、混合员工和办公室员工之间的差距。此外，大型会议室允许公司创建全面的网络研讨会、培训课程和其他身临其境的体验。

较大的会议空间所需的视频会议技术与较小的会议室和焦点空间可能使用的视频会议技术有很大不同。您需要一个解决方案来以卓越的高保真度捕捉整个空间并提供出色的缩放功能。

人工智能摄像头在大型会议空间中可能特别有价值，因为它们使用先进的算法来跟踪和放大演讲者，使远程参与者更容易跟随办公室员工。

它们还可以帮助自动提高视频流的质量，从而提高每次会议的质量。在某些情况下，您甚至可能需要考虑为更大的空间投资多台摄像机，例如放置在桌子上的Meeting Owl 3等中央摄像机和房间前置摄像机以进行更全面的捕捉。

第 5 步：优先考虑优质音频

音频和视频一样，是任何会议室的另一个重要考虑因素。您需要能够为远程工作人员的办公室内参与者提供高质量音频的扬声器。此外，您还需要一个麦克风系统，能够清晰地捕捉语音，同时消除背景噪音。

对于更大的会议空间，您可以考虑使用各种类型的音频解决方案，从天花板安装的扬声器和麦克风，到可以放置在整个房间的战略点的菊花链扬声器电话。您甚至可以考虑投资一款结合了麦克风、扬声器和摄像头技术的一体化视频栏。

寻找内置创新技术的解决方案是提高会议质量的好方法。例如，采用麦克风雾技术的创新工具可以在您的房间周围分布虚拟摄像头，以便在任何空间清晰地捕捉声音。

配备人工智能的麦克风可以区分人声和背景噪音，跟踪会议空间中的演示者，甚至可以通过自然语言处理响应命令。

第 6 步：查看大型会议室的显示器

显示器通常是任何会议室的重要组成部分，在更大的空间中，您可以更自由地选择可以使用的屏幕数量和解决方案。您可以选择设置双屏显示系统，以便员工可以在一侧查看共享内容，在另一侧查看视频流。

或者，您可以投资于更身临其境的协作体验，让视频墙充满会议室的整个空间。您甚至可以尝试交互式显示，它允许员工分享想法、注释文档以及与同事集思广益。

根据会议室的大小和性质，您甚至可以考虑使用投影仪或为每位员工提供单独的触摸屏显示器，例如 Neat Frame。

在投资屏幕和显示器时，最好确保它们可以无缝连接到员工已经用来访问会议室软件和共享内容的设备。这将有助于创造更具包容性和吸引力的会议体验。

第 7 步：考虑会议室和设备管理

管理大型会议室最重要的工具之一是正确的预订、日程安排和设备管理软件。 AV 行业的一些供应商生产带有基于云的工具的整个会议室套件。例如，罗技的 Logitech Sync 允许公司跟踪其会议室系统的运行状况并远程应用更新。

您还可以访问专用的客房预订和日程安排软件。最直观的解决方案配备虚拟空间映射工具、可用性洞察，甚至展示房间利用率趋势的专用报告和分析工具。

寻找能够让主管和员工轻松跟踪会议室趋势、配置解决方案以满足他们的需求以及个性化会议体验的软件。还值得通过搜索跟踪设备使用情况、创建具有不同权限的特定用户配置文件以及监控潜在威胁的解决方案来优先考虑安全性。

您还可以考虑寻找有助于改善员工福祉的工具，例如跟踪室温或会议室占用情况的传感器。

第 8 步：在大型会议室进行创新试验

最后，随着工作场所的不断发展，企业有很多机会通过创新解决方案增强大型会议室的影响力。Microsoft Teams Immersive Spaces和扩展现实耳机等解决方案可以让大型会议室中的员工在虚拟环境中进行连接。

扩展现实允许您构建高度沉浸式的培训、头脑风暴和协作会议，以弥合员工之间的差距，无论他们身在何处。

您甚至可以使用增强现实和混合现实技术将全息图投影到会议室环境中，展示产品的 3D 版本或为远程参与者提供“传送”到房间的机会。投资创新的另一种方式是人工智能。

人工智能已经通过改进摄像头和音频输入以及为公司提供虚拟助理来改善会议环境。但是，您可以使用Microsoft Copilot等 AI 工具更进一步，它可以为您总结会议、检测行动项目、创建后续报告并帮助协作。

优化您的大型会议室

在现代工作世界中，大型会议室变得越来越灵活和直观。借助正确的技术，您可以创造一个改善沟通并提高工作场所生产力和效率水平的空间。

成功的关键是正确的规划。花点时间仔细考虑您的所有会议室需求，并评估可以帮助您实现愿景的供应商。查看我们的供应商市场地图，了解顶级视听、设备和协作软件公司，这些公司可以帮助您构建新的会议空间。