从工作空间预订到访客管理：看Zoom如何引领混合办公的潮流

相关数据显示，仍有约 52% 的美国企业员工选择着混合办公，去办公室上班已然不再是人们日常工作的唯一选择。当员工拥有远程工作的自由度时，他们会更有目的性地安排在办公室的时间，比如和直系下属面对面会议，进行跨部门战略会议，以及在公司接待客户、合作伙伴、或是供应商。

面对工作模式的转型，领导者也需要有的放矢，尤其是在优化办公空间和提升员工体验等方面。企业办公室正越来越多地采用现代化设计：一方面，办公室要提供像家一样的舒适感；另一方面，它又要与现代化科技相接轨。由于员工不再选择每天都前去办公室，后勤团队也应更智慧地优化办公桌、会议室等资源。

Zoom 的混合工作空间解决方案可以帮助您满足员工和办公室访客的多样化需求。Zoom 工作空间预订（Zoom Workspace Reservation）和 Zoom 访客管理（Zoom Visitor Management）旨在提供最大的灵活性，允许员工为自己以及可能要接待的客户或合作伙伴预订办公桌、会议室，甚至停车位。下面为您介绍以上混合办公解决方案的最新应用。

工作空间预订：提升办公室工作的效率

在一些混合办公的公司，员工固定座位成为了过去，共享办公桌和酒店化管理则开始盛行。Zoom 工作空间预订可帮助员工寻找并预订可用的办公桌，不论是只预订一天，还是预订一周。

Zoom 工作空间预订能够通过以下途径为混合办公带来便利：

AI 智能推荐：员工可以基于偏好或密切合作者在办公室的日期获得预订日期和办公桌位置建议。
共享工作空间的灵活选项：员工可以选择工作空间、预约时间和时长，可以是几个小时，也可以是一整天。员工还可以设置重复预订，比如一周某天的同一时间。
按需预订：员工可以在到达办公室时使用前台的自助服务台、Zoom Room 外的日程面板或直接在工作空间预di订。
直观的用户体验：团队可以使用他们所熟悉的 Zoom 平台界面预订工作空间，甚至还可以在外出时用 Zoom 手机 app 预订空间。

Zoom 平台上的访客管理

办公室的一个优势是它提供了一个可用来会见客户、向潜在客户演示产品、接待合作伙伴的专属空间。但是这也可能会带来压力，因为员工必须确保会议室无人占用，并在活动前及时布置好会议室。当访客到达时，他们需要登记并领取访客证。总之，有很多事项需要考虑。

Zoom 访客管理系统是工作空间预订的一个补充。它提供了一个全面的解决方案，员工无需离开 Zoom 平台即可规划来访行程。

通过 Zoom 访客管理系统，员工不仅可以给自己预订办公桌，还可以注册访客并为访客预订空间：

发送邀请：客户将收到来自接待员工的电子邮件邀请，其中会详细说明预约访问的时间和地址。
简化访客体验：访客可提前完成注册并上传照片。在来访当天，他们只需在自助服务台登记。
简化准备工作：预登记访客可以帮助办公室管理者为人员的增加做好准备，为员工会议提供充足的资源。

优化办公室能让所有人受益

在混合办公的新时代，员工所向往的是灵活度和便利度，而后勤团队追求的是效率和优化。Zoom 可精准满足双方的需求。

工作空间预订和访客管理系统为企业员工提供在 Zoom 平台除了沟通和协作以外预订工作空间的便利体验。对管理者来说，使用体验也同样非常直观，且能获得以下好处：

简化空间管理：在管理门户直接轻松上传定制的办公室地图和座位图，打造顺畅的预订流程。同时，还可选择为工作空间添加可打印的二维码，允许员工直接快速预订。
改善资源分配和日程安排：一旦您能够更好地掌握来办公室的员工和访客人数，您就可以更加准确地计算出午餐人数，当人数较多时开放IT服务时段，在人数较少的日子安排设施维护。
利用分析工具优化办公空间：利用 Zoom 工作空间预订收集到的数据，进一步了解团队使用办公空间的情况。这一信息有助于您规划和建设一个更有效率和成效的办公空间。