在我多年的顾问生涯中，我参与了数百个电话系统的更换项目，我注意到在最具挑战性的项目中存在一些共同的趋势。
以下是我们在更换电话系统时最常见的 5 大错误：
1. 跳过需求评估
通常情况下，在现有系统达到报废年限时才会迁移到新的电话解决方案。在这种情况下，人们很容易认为更换现有解决方案的目的只是简单复制现有系统。但是，您错失了一个改进的大好机会。
通信技术在过去几年发生了巨大变化。新的解决方案不仅包括电话，还包括协作工具，并支持多种通信形式。用户可以在设备之间无缝移动，除了语音之外，还可以使用短信和即时消息。由于旧技术的局限性，通常有机会改进过时的工作流程。
如果是由于现有技术的不足而需要更换，全面的需求评估仍然是一个好主意。大多数组织都有一定比例的高级用户，他们会从更高级的 “工具 “中受益，而最成功的实施都会认识到这些用户，并提供工具使他们更有效率。标准用户可以从增强功能中获益，如在电子邮件中加入语音邮件信息，以及远程工作能力（如果他们还没有这些能力的话）。
除了更复杂的特殊需求外，记录普通用户需求也很有用。了解用户的工作流程以及他们如何使用当前电话系统的功能后，将有助于选择更好的替代技术。
2. 没有让业务用户参与决策
当一个系统仅由 IT 团队选择时，它往往不能完全满足更多最终用户的需求。我们曾经看到过一种解决方案，其选择的主要依据是什么最有利于提高 IT 团队的履历。
将最终用户纳入需求评估将有助于发现业务和技术需求。这样做有多重好处
- 揭示当前系统所不具备的移动性和协作功能所带来的生产力提升。
- 发现沟通问题。我们经常发现，许多用户投诉可以通过改变业务流程来解决。
- 提高系统接受度。当业务用户参与到流程中时，他们就不太可能抵制采用新系统。
让业务用户参与选择过程，最终会做出更好的决定，尽管人数较多可能会延缓这一过程。业务用户往往有助于明确什么是真正需要的，什么是锦上添花的。他们通常不会被最酷的新玩具所左右，并能洞察哪些领域可以真正提高生产力。
3. 没有最终用户沟通计划
当最终用户了解新技术工具如何为他们带来好处时，他们就更有可能接受和采用新技术工具。一个好的沟通计划可以大大减少对变革的抵触情绪。最好的沟通计划采用定制方法，针对特定用户群体发布信息，解释新工具与每个群体最相关的好处。
您可以下载电子书，详细了解采用和变革管理流程。
4. 吝啬用户培训
UCaaS 提供商通常不提供实时电话 “课堂 “培训。他们提供的是有真人讲师的虚拟课程、录制课程和培训师培训选项。虽然这些方法为供应商节省了大量人力，但对用户来说可能不够。从表面上看，这似乎没有问题。毕竟，使用一部新电话能有多难呢？
但新的电话解决方案带来了许多新功能，而用户以前可能从未接触过。他们可能不知道如何使用电脑而不是硬电话来管理通话和功能。
此外，还有手机应用程序、协作工具以及存在和状态信息。可能会有多种工具提供相同的功能。你的新工具可能提供聊天或视频会议功能。他们应该使用哪种工具？
所有这些复杂性都会给用户带来困惑。如果您的新解决方案有任何功能深度，那么就会有复杂性。为了充分利用新功能，必须对用户进行培训，并指导他们使用哪些工具。
5. 低估移植号码的难度
这一过程可能相当不正常，尤其是如果您已与运营商合作多年。记录可能不准确，而整个过程都是基于这些信息。有时，这可能会令人头痛（甚至更糟）。
申请过程往往比预期的时间要长，因此请在申请过程中多预留一些时间。
作者：Melissa Swartz
原文：https://www.nojitter.com/consultant-perspectives/5-mistakes-avoid-when-replacing-your-communications-technology
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