如何在 Outlook 中使用 Microsoft Copilot：提示和最佳实践

借助Outlook 中的Microsoft Copilot，企业用户最终可以在电子邮件收件箱中释放生成式 AI 的力量。经过数月的实验和 Beta 测试，微软终于于 2023 年 11 月宣布全面推出Microsoft 365 Copilot。

该解决方案将 Microsoft 领先的生成式 AI 助手的功能引入到员工日常使用的 Microsoft 365 应用程序中，从 Word 到 SharePoint 和 Outlook。虽然员工目前需要新版 Outlook 才能访问 Copilot 功能，但从 2024 年 2 月开始，“经典”Outlook 中将引入 AI 功能。

那么，如何在 Outlook 中启用 Microsoft Copilot，以及该技术可用后您可以使用该技术做什么？这是您需要了解的一切。

Outlook 中的 Microsoft Copilot 是什么？

Outlook 中的 Microsoft Copilot 是一款生成式 AI 助手，旨在帮助用户完成工作流程。它是 Microsoft 365 Copilot 工具包的一部分，包括适用于 Word、PowerPoint、Teams、Excel 和 PowerPoint 的 gen AI 功能。该计划还包括访问 Microsoft Copilot Studio，使用户能够自定义他们的 AI 助手并构建新的生成式 AI 应用程序。

当 Outlook 中的 Copilot 首次推出时，它看起来只是一个简单的助手。微软表示，它将能够起草电子邮件并总结收件箱内容。然而，从那时起，Outlook 中 Copilot 的功能不断发展。

现在，该解决方案可以通过基于 Microsoft Graph 数据的独特建议和上下文建议来指导员工改进其内容。它可以在 Outlook 中显示错过的会议中的个性化操作项目，帮助计划会议，并提出与会者、议程和小组讨论的推荐文档列表。

此外，访问 Copilot Studio 意味着用户可以自定义他们的体验，集成来自第三方软件和 Microsoft 应用程序的数据。员工可以使用定制的助手来计划活动，从长时间的电子邮件对话中生成摘要，并根据个性化的见解调整推荐的回复。

如何在 Outlook 中访问 Copilot

虽然 Outlook 中的 Copilot 现在可用于新版本的电子邮件应用程序，但您仍需要执行一些步骤才能访问它。首先，用户需要订阅 Microsoft 365 Copilot，价格为每位用户每月 30 美元。

请记住，Copilot 是一项附加服务，因此您仍然需要标准的 Microsoft 365 商业订阅。此外，每位计划使用 Copilot 的员工都需要 Microsoft Entra ID（以前称为 Azure Active Directory）。用户可能还需要其他 Microsoft 帐户。

例如，如果您想在 Outlook 中与 Microsoft 文件一起使用 Copilot，则需要一个 OneDrive 帐户。如果要使用 Copilot 突出显示错过的会议中的操作项目，则需要 Teams 订阅。如果您将 Outlook 与 Microsoft Loop 结合使用，则需要订阅 Loop。

Microsoft 还建议检查可能影响 Copilot 功能的隐私和安全设置。一旦您拥有了所有正确的许可证和设置，在 Outlook 中使用 Microsoft Copilot 就变得非常简单。例如，如果您希望 Copilot 帮助撰写电子邮件：

• 打开 Outlook 并导航到“文件”选项卡。
• 单击“选项”，然后单击“邮件”。
• 单击“撰写消息”，然后单击“编辑器选项”。
• 选择“校对”选项卡。
• 选中允许 Copilot 协助撰写电子邮件的复选框。

如何在 Outlook 中使用 Copilot：针对初学者的提示

启用 Copilot for Outlook 后，您可以通过多种方式使用该技术来提高工作效率。以下是一些针对首次使用 Copilot 增强电子邮件功能的快速提示：

1. 尝试 Copilot 的写作建议

Outlook 中的 Copilot 可以帮助用户在几秒钟内立即编写富有创意、引人入胜且个性化的电子邮件。当您开始打字时，该工具可以为您完成句子，甚至可以根据电子邮件线程的上下文建议回复消息的方法。

但是，Copilot 还可以提供有关电子邮件可读性的反馈，从而提高清晰度和简洁性。它可以为您提供主题行建议，以提高您的电子邮件打开率。此外，它还带有“写作信心指标”，可以帮助您在接受或拒绝建议时做出更明智的决定。

请记住，Copilot 还可以分析您电子邮件的语气并提出更改建议，以帮助提升您的专业形象。您可以使用 Copilot 中的“设置”来调整您喜欢的音调。

2. 分类和简化收件箱信息

如果您经常对每天需要管理的大量电子邮件和电子邮件线程感到不知所措，那么 Copilot 可能是一个很有价值的工具。该解决方案可以根据对您重要的主题和人员的了解，将堆积如山的电子邮件变成易于理解的摘要。

该技术可以代表您优先处理电子邮件，以便您知道需要快速回复哪些邮件。此外，它还可以对电子邮件线程进行排序、收集有价值的操作项目并突出显示关键主题。Copilot 还可以翻译电子邮件，以便您可以与世界各地的各种不同消费者和同事无缝互动。

好消息是，虽然 Copilot 可以评估来自你的 Microsoft 帐户和 Microsoft Graph 的信息，但它不会存储任何数据或将其用于培训目的。您可以在此处了解有关Microsoft AI 安全策略的更多信息。

3. 会议准备和跟进

Microsoft Copilot for Outlook 只是整个 Microsoft 365 Copilot 体验的一部分。它可以与 Microsoft 应用程序组合中的其他解决方案无缝协作，包括 Teams、PowerPoint 和 Word。这意味着您可以使用 Copilot 为其他业务任务做准备。

在 Outlook 中，用户可以要求 AI 工具为下一次会议准备关键主题和议程。根据您现有的数据，Copilot 可以建议您应该讨论哪些主题，甚至应该在会议中包括哪些员工或联系人。它还可以包括您应与与会者共享的推荐文件列表。

不久之后，微软表示该助手还将能够代表用户从 Outlook 中“关注会议”。如果您无法参加对话，当摘要可供您在 Outlook 中查看时，Copilot 会自动通知您。

您可以在 Outlook Mobile 中使用 Copilot 吗？

值得注意的是，Outlook 中的 Copilot 不仅仅适用于电子邮件界面的 Web 用户。您还可以在 Outlook 移动应用程序中访问 Copilot 功能。这是 Microsoft 提供的首批包含 Copilot 功能的移动应用程序之一。

就像桌面和网络应用程序一样，您可以使用移动应用程序上的生成人工智能助手来制作电子邮件和回复。该工具将能够适应您选择的响应长度和语气，并根据 365 生态系统中的文件进行基本回复。

在 Outlook 中使用 Copilot：整理思路

Outlook 中的 Microsoft Copilot 有望成为企业生产力的变革者。即使在当今虚拟会议和消息应用程序盛行的世界中，我们也经常依靠电子邮件与团队进行沟通。Outlook 中的助手将帮助您掌控收件箱。

无论您需要帮助更有效地回复消息，还是想要快速准备即将召开的会议，Copilot 都能为您提供帮助。此外，它还可以通过为您总结和组织内容来减少您打开收件箱时的不知所措的感觉。

常见问题解答

如何在 Outlook 中获取 Copilot？

首先，您需要 Microsoft 365 Copilot 订阅。然后，您需要同步 Microsoft 365 设置以确保您的 Outlook 客户端是最新的。实施 Copilot 后，您可以通过单击 Copilot 图标或使用“编辑器选项”选项卡来访问它。

Copilot 在 Outlook 中可以做什么？

Outlook 中的 Copilot 可以将较长的电子邮件对话转换为简短的摘要，并建议对消息进行上下文回复。它可以起草电子邮件并帮助您设计会议议程，并提供文件和与会者建议。

Copilot 中的 Outlook 数据安全吗？

Copilot 可以使用 Microsoft Graph 中存储的内容。然而，它在 Microsoft 生态系统中仍然是安全的。Microsoft 不会使用 Copilot 收集的任何信息来训练未来的机器人。此外，它还使用端到端加密来保护 Outlook。

Microsoft Copilot 是否已可用于 Outlook？

Microsoft 为 Microsoft 365 制作了 Copilot，将于 2023 年 11 月全面上市。新 Outlook 应用程序的体验现已开放。在经典版 Outlook 中访问 Copilot 将于 2024 年 2 月推出。