如何选择通话录音解决方案？5 个关键考虑因素

对于任何企业来说，合适的通话录音解决方案都是必不可少的投资。无论您经营的是零售公司还是医疗诊所，安全高效地记录互动都至关重要。

一个好的录音策略不仅能确保您符合数据收集和保护的规定。它在提高公司业绩方面也发挥着重要作用。通话录音有助于质量保证措施、员工培训，以及收集有关客户旅程、痛点和情感的有用信息。

在公众机构中，正确的通话录音服务可确保这些快节奏的组织能够监控、维护和改进他们为公众提供的服务。它还能避免声誉受损、纠纷和欺诈。

那么，如何选择合适的通话录音服务呢？

步骤 1：检查您的合规需求

遵守法规是投资呼叫录音解决方案的主要原因之一。为了与法规保持一致，企业需要确保捕获所有正确的信息，并编辑任何敏感信息。

如地方政府提供的是 “公共服务”，因此需要证明他们在不断改进和优化流程。电话录音提供了一种评估和监控电话服务的方法，还提供了支持培训的播放列表。

任何单位必须遵守数据保护法规。任何潜在的通话录音解决方案都应帮助地方政府提供优质、翔实的服务，同时安全地存储记录的信息，并只在需要时才使用（见第 5 步）。

步骤 2：优先考虑全面通话录音

近年来，随着通信方式的不断变革，通话录音的世界也发生了巨大的变化。如今，企事业单位不仅需要从电话讨论中获取信息，还需要从应用程序中获取数据。他们还需要从应用程序、PBX 解决方案和 Microsoft Teams 等平台中获取数据。更重要的是，品牌需要考虑的不再仅仅是语音。

许多监管领导者要求专业人员捕捉各种形式的对话，从聊天信息到屏幕共享和视频会议。合适的通话录音工具应能通过您使用的每种设备和平台安全地捕获各种互动。

灵活的基于云的通话录音服务可以让地方政府在任何需要的地方部署其技术，无论通话是如何路由的，都能捕捉到所有的互动。更重要的是，云解决方案可以轻松扩展，以适应公司随着时间推移而不断变化的需求。

“Oak Innovation 公司首席执行官 William Emm 说：”例如，Microsoft Teams 的录音解决方案应该捕获音频、视频和共享屏幕。”在地方当局，这可能意味着与本身没有 Teams 的客户通话，或者内部会议。这可能意味着只是在联络中心或议会的其他地方。

步骤3：寻找提高绩效的机会

通话录音可以提供大量有用的洞察力，随时改变您的组织。合适的呼叫录音解决方案可以帮助地方政府评估座席人员的呼叫处理技能、查看员工的进步情况并找出知识差距。

企事业单位可以利用复杂和常见的通话场景创建播放列表，在比与新员工坐在一起通话更短的时间内培训新员工。对话可以回放，以确定改进的机会，而实时监听工具可以让经理和主管 “进入 “对话，实时提供支持和建议。

最好的呼叫录音机还能更进一步，通过内置的质量测量和语音分析工具，您可以系统地审查通话、绘制进度图，并利用数据为更广泛的业务决策提供信息。

步骤 4：寻找有助于降低风险的功能

使用高效、准确的工具包进行通话录音可以保护您的企业免受纠纷、欺诈和不当行为等一系列问题的影响。

只需回放录音以核对事实，就能减少一定程度的人为失误，并帮助解决小的误解。

如果纠纷升级，加密通话录音可在诉讼期间提供关键证据。因此，确保未来的录音机标配加密功能至关重要。并非所有的通话录音设备都能做到这一点，包括 Teams 的本机录音，因此值得货比三家。

创新的通话录音平台还可能包含分析工具，帮助用户转录录音，并扫描录音以了解见解、关键词和情感。这样就能更容易地快速发现客户行为的趋势和机会。

有了正确的通话录音解决方案，您就能准确把握提升服务和防范风险的绝佳机会，更不用说在法庭上与争议作斗争时节省大量时间和费用了。

步骤5：优化安全性

最后，对于任何组织而言，正确的通话录音解决方案都应始终将安全性放在首位，需要对录音保持广泛的控制，以确保他们能够遵守法规，并保护其组织和客户。

确保您的通话录音提供商提供安全的存档解决方案，无论是内部存档还是云存档。录音应带有时间戳并进行加密，以防篡改。您可能需要一种解决方案，应用基于角色的权限来限制谁可以访问或删除录音，并根据 GDPR 和其他数据保护法提供有关任何此类活动的报告。

定制的保留期限将确保所保留的信息不会超过为公众提供服务所需的合法期限。典型的例外情况是正在进行的调查中需要作为证据的任何录音。

选择正确的通话录音解决方案

总之，全面的通话录音解决方案是一项必不可少的投资。它可以帮助您遵守法规，为公众提供更好的服务，并有助于降低法庭纠纷和欺诈性索赔的成本和风险。正确的解决方案将有助于制定明智的决策过程，增强员工在日常工作中的能力，并确保客户获得卓越的服务体验。