金融行业在保持通信合规性方面面临巨大挑战。
美国证券交易委员会（SEC）、美国商品期货交易委员会（CFTC）或英国金融行为监管局（FCA）等监管机构要求各金融组织捕获、管理和存储客户对话，无论使用何种数字渠道。随着客户和员工对短信、消息应用程序和社交媒体等新通信形式需求的增长，通信数据的捕获和管理变得越来越复杂，这主要是由于客户和员工更喜欢高效、快捷的新渠道。
无数金融组织正在以有限的方式迎接移动革命。它们为消费者提供财务管理应用程序，通过短信工具回复询问，但许多机构不愿意让员工使用移动应用程序与客户沟通，也不愿意让短信应用程序成为受监控的官方沟通渠道的一部分。遵守这些法规是复杂的，但金融行业有办法利用信息传递的力量改善与客户的沟通，提高员工的工作效率，同时避免过多的监管风险。
问题：消息和财务合规性
在使用大量第三方消息应用程序时，持续捕获通信数据并有效存储消息是一件复杂的事情。
围绕消息合规性的监管框架复杂而多面，使得制定全面计划变得复杂。不幸的是，企业不能简单地忽视消息工具的兴起。由于 WhatsApp 等渠道的数据治理策略不当，顶级银行已被处以超过 30 亿美元的罚款。
即时通讯平台为团队和客户提供了快速有效地共享消息的宝贵能力。它们可以提高团队工作效率，提升客户满意度。这些优势如此显著，如果仅仅要求财务员工不使用消息工具，可能会导致客户流失，并增加影子 IT 的风险。
LeapXpert 联合创始人兼 CBO Avi Pardo 说：”禁令不起作用，因为消息应用程序已变得无处不在，所以当金融机构禁止使用它们时，只会产生更大的问题。“
“不仅投资银行已经开始采用技术解决方案来合规、规范地使用消息渠道，私募股权基金、对冲基金、风险投资、大宗商品，甚至小型 RIA 也是如此——买方和卖方的每一个受监管机构都需要解决这个问题，而且他们需要在昨天就解决这个问题。”
解决方案：消息传递合规性的最佳实践
随着用于客户沟通和协作的消息应用程序的需求不断增长，金融公司唯一的解决方案就是制定全面的合规战略。这涉及一个多方面的过程，包括检查风险状况、实施新的标准操作程序和获取正确的技术。
1. 了解风险状况
在金融行业实施合规信息传递方法的第一步是了解您所面临的风险以及您需要遵守的监管准则。有许多不同类型的法规需要考虑，例如：
- 记录保存法规： SEC、CFTC、FCA 和许多其他机构都有具体规定，要求您保存哪些记录以及保存多长时间。确保您了解与您所在行业相关的准则。
- 消息传递法律：在美国，公司受 TCPA 准则的约束，该准则禁止公司在未经同意的情况下发送营销信息。在加拿大，反垃圾邮件诉讼规则也有类似限制。
- 隐私和安全规则：世界各地的监管机构都对如何获取和存储信息做出了规定。例如，GDPR 要求公司采取措施确保数据的保密性。
2. 实施合规的商业沟通政策
虽然需要关注许多法规，但根据您的地理位置和使用的通信工具，您可以应用某些政策来减轻一系列风险。例如，在向客户发送任何消息之前征得同意是实施合规业务通信政策的关键方法。其他可纳入您政策的策略包括：
- 捕获和存储对话数据和元数据：通过各种渠道捕获所有客户通信数据和元数据，如时间、电话号码、群组和用户 ID。将所有内容存储在一个地方，以便轻松检索和分析数据，以用于任何审计或控制目的
- 发送正确的内容：确保您发送和接收的信息是尊重的并且与您的业务相关。保护数据，以避免无意或不当泄露或接收敏感/机密信息。
- 确保客户对话的保密性：确保接收者有授权进行沟通和验证其身份，以避免潜在的利益冲突并遵守道德墙规定。
- 让客户掌控：除了简单地要求客户“选择”通过消息应用程序与您沟通之外，还可以通过提供对他们的沟通选项的控制权来赋予他们权力。提供将对话转换到他们首选渠道的能力，确保他们明白这是一个受管理和监控的渠道。
- 实施端到端安全：确保您使用的消息应用程序和工具对所有消息启用端到端加密。检查是否存在安全风险，例如恶意软件和病毒。实施数据泄露响应策略以保护您的数据，并密切监控所有渠道是否存在任何潜在风险。
- 提供培训：让您的团队成员了解如何在不同渠道上共享数据、应该使用什么记录和数据收集工具以及如何保护自己免受帐户泄露。
3. 利用正确的技术
对于在信息合规性方面遇到困难的金融公司来说，技术是一种宝贵的工具。它可以帮助您采取主动而非被动的方式来实现通信合规性，协助您完成从同意管理到持续通信跟踪等所有工作。
您可以使用一些关键技术资源来优化您的策略，包括：
- 全面的记录工具：适用于所有通信系统的端到端记录工具可帮助您全面记录所有讨论。
- 统一归档系统：长期存储消息、语音、短信和电子邮件中的客户对话和相关元数据
- 高级报告工具：全面的报告工具（从监控历史数据的系统到实时数据仪表板）有助于实时优化合规性。它们可洞察潜在的数据泄露风险和合规性问题。此外，收集的信息有助于提高团队的生产力和绩效。
- 工作流自动化解决方案：借助工作流自动化工具，公司可以为其消息传递活动制定全面的安全策略。您可以利用解决方案进行验证，简化跨各种渠道的记录，并简化团队的记录保存和合规性。
保持金融行业的合规性可能很复杂，尤其是在通信偏好不断演变的情况下。不幸的是，公司不能简单地忽视消息传递的兴起。相反，他们需要一个全面的计划，以了解如何与客户沟通、实施安全政策并利用正确的技术。
与合适的合作伙伴合作可以简化这一流程。例如，提供企业级业务通信平台，确保所有对话都在每个渠道上都得到记录。该解决方案已经帮助全球领先的银行和金融机构以合规的方式使用消息应用程序。
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