房东管理租户和物业的工作很辛苦。他们不仅要让租户满意、执行租约，有时还要驱逐租户，而且还要处理维修、保养和其他出现的问题。
与拥有自己的房子相比，拥有出租物业要承担更多的责任，而造成这种差异的原因就是租客的存在。根据法律规定，房东必须遵守联邦、州和当地的房东-租户法律，否则会面临严重的后果。更具有挑战性的是，通信要通过各种渠道进行，而没有一个中央位置来管理这一切。
这就是统一通信的用武之地，选择采用这项技术的房东们看到了更高的效率、更快乐的租户和更准时的租金支付等丰厚回报。
房东如何使用统一通信
为了让工作更轻松，聪明的房东们正在使用统一通信系统，将所有技术集中在一个地方。例如，他们可能会使用一种应用程序，将所有电子邮件、文本信息、语音邮件和其他消息系统汇集到一个在线位置，以便访问所有内容。
语音邮件可以作为语音到文本的翻译进行播放或阅读，所有内容都可以在应用程序中以发送的形式进行回复。例如，短信可以作为文本信息回复，语音邮件可以作为电话或直接语音信息回复。
统一沟通让房东更有效率
对于属于物业管理团队的业主来说，统一通信系统是其效率和成功的基础。例如，处理大量客户的休斯顿物业管理公司团队经常在统一的环境中协作，以更好地为租户和业主提供服务。他们需要使用这项技术，因为否则就不可能组织他们收到的所有个人通信。例如，如果一家公司管理 4,000 处房产，则至少有 4,000 名租户需要进行现场呼叫，而且这不包括业主。
现在让我们看看为什么房东需要统一通信来更好地跟踪他们的投资和租户需求。
小错误可能会付出高昂的代价
房东使用统一通信系统来经营业务的首要原因是保持合法性。这也许是最重要的好处，因为忽视租户需求的房东可能会被各种机构罚款并被租户起诉。例如，在德克萨斯州，房东只有3 天的时间来修复损坏的加热器或空调设备，并有 7 天的时间来修复其他问题。将所有通信集中在一处，以系统地管理和分类收到的请求，从而减少忽视紧急问题（例如紧急维修和损坏的热水器）的可能性。
短信可能会被抛在一边
短信已成为几乎每个人的标准沟通形式，但它也存在一些重大缺陷。例如，没有比通过短信传达重要信息更好的制造误解的方法了。文本通常是在转瞬即逝的瞬间阅读、略读、同时处理多项任务时阅读。大多数人不会从头到尾阅读长文本，因此对于交流需要细致入微的解释的内容来说，这不是一个好方法。
聪明的房东根本不允许他们的房客给他们发短信，以防止出现这种（和其他）问题。然而，那些真正听懂的人往往很难理解所说的内容。只需要与租客进行几分钟的来回交流，细节就会丢失。如果房东不立即向上滚动记录所传达的内容，则部分或全部问题可能会被搁置。
语音消息很容易被遗忘
除了通过短信发送的信息被漏掉之外，语音邮件也是另一个问题。当房东检查语音邮件时，他们并不总是拿着笔和纸坐在那里写下信息。这将是理想的选择，但许多人需要在驾驶或执行其他任务时检查消息。
不幸的是，如果当前没有记录语音邮件的内容，那么有人重新收听该消息的机会就很小。许多人依赖记忆，并认为他们所记住的内容是准确的，但情况并非总是如此。例如，租户可能会给房东留下语音邮件，说明他们的炉子指示灯熄灭了，而房东错误地记得这是加热器。于是，房东派人出去看取暖器，而不是炉子。
房东也很容易完全忘记语音信箱，并且永远不会给租户回电话。这种情况经常发生，这是租户对房东感到沮丧的主要原因之一。
租户门户网站可用作通信渠道
由于租户访问租户门户网站更易于管理，使用统一通信系统的房东可以将该系统整合到门户网站中，使租户管理更加顺畅。
例如，无论租户是发送电子邮件、短信，还是通过门户网站提出申请，都可以从一个位置进行检索，房东可以将回复输入租户的门户网站账户。这样，租户就不必翻阅电子邮件或短信来查找房东的回复。他们只需登录门户网站账户，查找更新信息即可。
当房东通过一个位置保持简单、流畅的通信时，就能更容易地跟踪时间表、预定约会和法律义务。此外，还能更轻松地确定租户需求的优先级，并启动维修或维护工作。
统一通信系统是物业管理的未来
尚未采用这项新技术的房东在不久的将来将别无选择。由于需要遵守的法律法规太多，人工管理租户变得越来越难。选择简化通信的房东会发现他们的工作更轻松，长期租户会更开心，最重要的是，他们会得到更多按时支付的租金，这将有助于维持长期盈利能力。
作者：Contributing Writer
译自tmcnet.
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